专业电子邮件成功的 5 个步骤

在当今的数字世界中，制作专业的电子邮件比以往任何时候都更加重要。 

有效的电子邮件沟通可以提升您的专业形象、建立牢固的关系并打开新机会的大门。 

通过我们的 5 步流程，您将快速了解创建给收件人留下持久印象的迷人电子邮件的秘诀。 

因此，让我们深入探讨可提升您的电子邮件游戏水平的五个步骤……

第 1 步：创建引人注目的主题行

主题行：这是您电子邮件的第一印象，天哪，这很重要吗！ 

将其视为电子邮件的“标题”，旨在激发读者的兴趣并让他们想要阅读其中的内容。

如果做得对，您的收件人会迫不及待地点击打开您的电子邮件，并对有价值的信息或不可抗拒的报价的承诺感到兴奋。

把事情搞砸了，好吧……你知道他们如何评价第一印象。 

您的电子邮件可能最终会陷入可怕的未打开邮件空白中，再也不会被看到。

因此，要创建强有力的主题行，请考虑以下提示：

保持简洁、切题

有没有注意到，浏览一封主题行又长又复杂的电子邮件是多么容易？

为了确保您的电子邮件不会遭受同样的命运，请尽量保持主题行简短。事实上，  MailChimp建议最多 9 个单词和 60 个字符。  

这不仅使它们更易于阅读，而且还能确保它们在大多数设备上正确显示。

例如，假设您正在发送会议请求来讨论项目的时间表。 

而不是像这样的主题行： 

“我想安排一次与您的会面，讨论我们当前项目的时间表，” 

尝试： 

“会议请求：讨论 X 项目时间表。” 

简短、甜蜜、切中要点。

营造紧迫感

没有什么比一点压力更能让人们采取行动了，对吧？

因此，在适当的时候，在你的主题行中注入一些紧迫感。这对于营销电子邮件特别有帮助，但也适用于其他情况。

只是不要过度使用它，否则您可能会降低读者的敏感度。

假设您正在制作一封限时优惠的促销电子邮件。代替：

“我们的独家优惠现已推出” 

尝试： 

“最后机会：独家优惠今天结束！” 

时间在流逝，您的读者会觉得需要快速行动。

个性化主题行

你知道当有人称呼你的名字时你感受到的那种温暖、模糊的感觉吗？ 

就好像他们真的看到了你一样，对吧？

嗯，这正是您想要唤起读者的感觉。 

例如，假设您要向名为 Sam 的客户发送定制的健身计划。比较这两个例子：

• “定制健身计划”

• “Sam，您的定制健身计划正在等待”

第一个让你觉得自己只是人群中的另一张面孔。 

但第二个表明你受到认可和重视，所以你更愿意继续阅读。因此， 打开率显着提高。

第 2 步：用完美的问候语吸引读者

一旦确定了主题行，就可以用友好而专业的问候语来吸引读者。

这为电子邮件的其余部分定下了基调，并有助于建立融洽的关系。

使用专业且友好的语气

无论您向谁发送电子邮件，都必须在专业精神和热情之间取得适当的平衡。

一句简单的“亲爱的简”就能在这个部门创造奇迹。

考虑您与收件人的关系

但是，如果您写信给亲密的同事或认识多年的人怎么办？ 

好吧，你可以选择幽默一点，但安全的选择是选择更非正式的问候语，例如： 

“嘿，简，”

请记住，上下文是关键，对一个接收者有效的方法可能对另一个接收者无效。

调整问候语以适应文化敏感性

在向来自不同文化背景的收件人发送电子邮件时，了解潜在的文化差异非常重要。 

熟悉他们的习俗并相应地调整你的问候语。这不仅表示尊重，而且有助于从一开始就建立积极的联系。

例如，如果您的收件人是德语，则您的电子邮件可以这样开头： 

“再会”

第三步：通过吸引人的电子邮件正文来吸引注意力

好吧，你已经用杀手级的主题行和问候语做好了准备。现在是时候开始做正事并传达您的信息了。 

以下是如何让您的内容保持清晰、简洁和有吸引力。

使用短段落和要点

你是否曾经打开过一封电子邮件并看到一堵文字墙？ 

是的，这并不漂亮。 

使用短段落或要点可以使您的电子邮件更易于阅读和消化。 

每封电子邮件专注于一个主要想法

还记得那句老话：“厨师太多，汤坏了”吗？ 

嗯，电子邮件中的想法也是如此。 

为了使您的电子邮件信息清晰且重点突出，请坚持一个主要思想。在乔恩的电子邮件（上图）中，他专注于迈出一步并追逐你的梦想。

使用可行的语言

您最不想看到的就是您的电子邮件让收件人摸不着头脑，想知道： 

“那么，他们想要我做什么？” 

为了避免这种情况，请使用清晰、可操作的语言，并包含号召性用语(CTA)，准确地告诉收件人您对他们的期望。

如果您要向同事或客户发送电子邮件，请尝试： 

“请查看所附文件并在周五之前提供反馈。”

如果您要向客户推销最后机会的优惠，请尝试：

“添加到购物车 – 库存仅剩 3 件”

第四步：以强有力的方式达成交易

你快到了！现在是时候 以有力的结束语来结束您的电子邮件了。 

这是您总结信息、重申 CTA 并留下持久印象的机会。

总结电子邮件并重申 CTA

在结束之前，请花点时间回顾一下电子邮件的要点，并提醒收件人注意 CTA。 

这不仅强化了您的信息，还使他们以后更容易回头参考。

提供帮助或更多信息

最后，让您的收件人知道，如果他们需要任何帮助，您会随时提供帮助。 

这表明您不仅仅是一个不露面的发件人，而是一个真正关心他们需求的人。

例如，一句简单的话“如果您有任何问题，请随时与我们联系”，就会产生奇迹。

对收件人的时间和注意力表示感谢

在签字之前，请考虑确认收件人在阅读和回复您的电子邮件方面投入的时间和精力。 

这个简单的举动对于建立善意和培养积极的关系大有帮助。

为什么不添加： 

“感谢您花时间考虑我的建议。”

第 5 步：结束时留下持久的印象

最后，是时候把樱桃放在上面了：您的签字和签名。 

这是您留下积极印象并向收件人提供联系信息的最后机会。

选择合适的签核

就像您的问候一样，您的结束语也应该在专业性和热情之间取得适当的平衡。 

对于更正式的电子邮件，请尝试使用“Sincerely”（诚挚的），而“Bestregard”（致以诚挚的问候）则适用于不太正式的情况。

或者，创建您自己的。你注意到前面例子中乔恩的了吗？

“你的写作伙伴”

包括您的详细信息

不要让收件人猜测您是谁或如何与您联系。 

包括您的全名、头衔和联系信息，以便他们轻松掌握所需的一切。

添加专业头像

在您的电子邮件签名中包含一个小型的专业头像可以帮助您个性化您的信息并为您的名字添加面孔。 

这使您的沟通变得人性化，并使收件人更容易与您联系。

现在您已经掌握了五个关键步骤，让我们花点时间探索一些可以进一步增强电子邮件创建过程的工具和资源。